Przechowywanie dokumentacji to obowiązek każdego przedsiębiorstwa. Okres zależny jest przede wszystkim od rodzaju danego dokumentu. Jeśli dotyczy on składek emerytalnych, może zostać zniszczony po 10 latach (wcześniej okres ten wynosił 50 lat). Dokumentacja podatkowa musi zaś być przechowywana przez co najmniej 5 lat, a związana z rozliczeniami z ZUS-em – 10 lat. Ponadto różne dokumenty (np. umowy o pracę, cywilno-prawne, wolontariackie czy faktury) mogą zawierać zapisy zobowiązujące strony do ich przechowywania przez określony czas.

Przechowywanie dokumentów – podstawy prawne

Podstawami prawnymi do wprowadzenia takiego obowiązku są przede wszystkim następujące akty:

 

• Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę tj. z dnia 7 kwietnia 2017 r.;

• Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych tj. z dnia 14 czerwca 2018 r.;

• Ordynacja podatkowa tj. z dnia 23 marca 2018 r.;

• Ustawa o rachunkowości tj. z dnia 30 stycznia 2018 r.;

• Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych tj. z dnia 14 czerwca 2018 r.

 

Obowiązek przechowywania dokumentów wiąże się też z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków. Powinny one nie tylko być w dobrym stanie (przynajmniej pozwalającym na ich odczytanie), ale też zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Szafy na dokumenty powinny bowiem również spełniać wymagania określone w Rozporządzeniu Unii Europejskiej nr 2016/679 (RODO). Przepisy o ochronie danych osobowych nakazują przechowywanie danych osobowych w wersji papierowej w miejscach zamkniętych na klucz. Warto przyjrzeć się dostępnym na rynku meblom biurowym, jako przykład możemy podać szafy metalowe z panmajster.pl.


Metalowa szafa na dokumenty z sejfem marki Contract Point fot. PanMajster.pl

Szafy metalowe. Idealne do przechowywania dokumentów

Papierową dokumentację można przechowywać w zwykłych, drewnianych szafach. W takim przypadku należy jednak przygotować się na spore trudności. Meble wykonane z drewna i – w jeszcze większym stopniu – z płyt meblowych z wielu względów nie są dobrym rozwiązaniem do przechowywania dokumentów. Dużo lepiej pod tym względem wypadają szafy metalowe. Zapewniają one najwyższy poziom bezpieczeństwa, a przy tym są w bardzo funkcjonalne. Dedykowane modele mają półki o wysokości i szerokości dobranej do wymiarów segregatorów, a niektóre z nich również wygodne szuflady lub sejf na najbardziej poufne dokumenty.


Antracytowa metalowa szafa na dokumenty Atlanta z sejfem fot. PanMajster.pl

Szafy metalowe. Gwarancja bezpieczeństwa dokumentów

W porównaniu z szafami drewnianymi, produkty z metalu mają wiele zalet. Do najważniejszych zaliczyć należy:

 

większą wytrzymałość materiału – w porównaniu z drewnem i płytami drewnopochodnymi, blacha jest dużo mniej podatna na próby sforsowania za pomocą ciężkich przedmiotów lub uszkodzenia powstałe np. w wyniku upadku;

odporność na działanie wilgoci – dzięki temu, że blacha jest malowana proszkowo, nie tylko świetnie się prezentuje, ale też zapewnia bezpieczeństwo dokumentom nawet w pomieszczeniach o dużej wilgotności powietrza;

odporność na ogień – metalowe szafki na dokumenty są niepalne lub trudno palne, co gwarantuje bezpieczeństwo ich zawartości również w przypadku pożaru;

mniejszą wagę – dzięki niej szafki mogą być używane w pomieszczeniach na kondygnacjach z mało wytrzymałym stropem lub podwieszane na ścianach.